L’année 2021 représente un véritable tournant dans la dématérialisation des factures des entreprises, des Grands Comptes aux PME/PMI. Outre d’être devenue obligatoire pour toutes celles qui travaillent avec le secteur public, la facturation électronique connaît un essor sans précédent. Elle devrait se généraliser à toutes les entreprises d’ici 2025, sous l’impulsion de La Loi Finances.
Source de gains en termes de réduction des coûts, de productivité et de délai de paiement, la dématérialisation garantit de digitaliser l’ensemble des process et circuits liés à la création. Mais également à la diffusion et au paiement des factures. Ce sont donc des projets stratégiques d’entreprise, qui nécessitent de s’appuyer sur les solutions de dématérialisation les plus agiles. Zoom sur les bonnes solutions et les meilleures pratiques. L’objectif est de faire de la dématérialisation des factures un atout pour les PME/PMI.
Du « bon » emploi de la facture numérique
Avec plus de 100 millions de factures échangées sur Chorus Pro, la facture électronique devient la norme entre les entreprises et le secteur public. Et ce n’est qu’un début dans la généralisation de la facture 100% numérique dans le monde BtoB ! A titre de rappel, une facture numérique s’appuie sur un processus entièrement électronique. Et ce, de la création à la diffusion, en passant par l’archivage. D’un point de vue fiscal, la facture électronique, doit remplir 3 conditions clés : authenticité, intégrité et lisibilité.
Afin de répondre à ces exigences réglementaires de la facturation électronique, les entreprises peuvent exploiter l’EDI. La plate-forme d’échange normalisée et partagée permet la signature électronique. Mais également d’éditer des certificats numériques par un tiers de confiance. Il s’agit ainsi pour les PMI/PME de créer, de diffuser et d’archiver à valeur légale des factures. Le tout, en respectant des modalités et des exigences réglementaires fortes.
Des « bonnes » solutions aux « meilleures » pratiques
Ayant une approche « Best of Breed » en mode SaaS, l’éditeur métier OSLO s’appuie sur les meilleures fonctionnalités et solutions du monde de la dématérialisation afin de garantir la meilleure réponse à ses clients en termes de couverture fonctionnelle, d’agilité et de rapidité de déploiement. A titre d’exemple, l’ERP OSLO Bâtiment en mode SaaS s’appuie sur des connecteurs web et des services API pour faciliter le dépôt ou l’envoi sécurisé de factures sur Chorus Pro. Le tout via un flux certifié RGS « 2 étoiles », soit un certificat de signature qui garantit au destinataire l’intégrité et la non-répudiation du document.
Couplée à cette offre ERP « métier », la solution de dématérialisation SaaS Yooz garantit de dématérialiser les factures de l’entreprise. Au-delà du choix des solutions logicielles pour la réaliser, la dématérialisation des factures est un projet d’entreprise. Celui-ci nécessite d’automatiser les flux de bout en bout et de manière cohérente, sur l’ensemble de la chaîne de facturation. Il s’articule en étapes clés, pouvant être orchestrées par un spécialiste comme OSLO. Il permet l’analyse et la remise à plat des process et des circuits de validation existants. Mais également la création de la chaîne de traitement numérique des factures en lien avec l’ERP. Elle permet enfin la formation des utilisateurs. Plus la PME/PMI s’avère rigoureuse dans la rigueur des données alimentant son ERP et plus elle implique ses collaborateurs dans son projet de dématérialisation.
Des gains financiers et opérationnels importants
Les bénéfices de la dématérialisation des factures sont nombreux. Source potentielle d’économies importantes, la dématérialisation permet de diviser par trois le coût de traitement d’une facture. Mais aussi de la saisie à l’archivage, de plus de 15 euros à moins de 5 euros. De plus, les solutions de dématérialisation en mode Saas couplées à l’ERP OSLO Bâtiment permettent à la PME/PMI un paiement à l’usage selon ses besoins réels. Et cela, en fonction du nombre d’utilisateurs et des factures traitées. Source de gain de temps et de productivité, la dématérialisation des factures garantit un traitement automatisé de plus de 80% des factures. Mais également une réduction drastique des erreurs et des fraudes. Le service finance ou comptabilité de la PME/PMI s’affranchit des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Il se concentre sur l’analyse, la gestion des litiges et l’amélioration des délais de paiement.
Outre de fluidifier et fiabiliser les process et les circuits de validation, la dématérialisation des factures assure une plus grande transparence et circulation des informations. En cette période de crise, la dématérialisation des factures permet aux PME/PMI de collaborer en temps réel avec leurs fournisseurs. Mais aussi avec leurs clients pour améliorer leurs relations et limiter les retards de paiement. En effet, les factures sont déposées sur des portails spécifiques ou échangées via EDI. Elles sont consultables en temps réel et intégrables dans le Système d’Information des destinataires, gages d’une meilleure relation client-fournisseur et d’une trésorerie maîtrisée.
Vers une numérisation complète des process
Dématérialiser les factures s’avère un premier pas vers la digitalisation complète des process et des flux comptables, financiers, logistiques… des PME/PMI : dans le secteur du Bâtiment, qui digitalise aujourd’hui massivement le suivi des temps ou encore les réapprovisionnements sur leurs chantiers.
Selon une estimation de BFM Business, seulement 15% des 2,5 milliards de factures échangées en France sont dématérialisées chaque année. Pendant naturel de la transition digitale des PME/PMI, la facturation électronique devrait devenir obligatoire pour toute entreprise en 2025. Ceci sans considération de leur taille ou du secteur d’activité confondus. Face à la crise sanitaire, les risques fournisseurs accrus et à l’évolution de la réglementation, les PME/PMI doivent franchir le pas de la facturation 100% numérique. Elles en tireront un avantage concurrentiel et passer le cap de l’après Covid 19, en privilégiant agilité et résilience.
Cette tribune a été rédigée par Thierry Poiret, Directeur Division OSLO Bâtiment.